Si gestionas un apartamento turístico, hotel, casa rural o cualquier alojamiento en España, sabrás que el parte de viajeros no es opcional. Cada huésped que llega debe ser registrado y comunicado a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado en un plazo máximo de 24 horas. Un proceso que, gestionado en papel o de forma manual, consume tiempo y genera errores.
La buena noticia es que sí: existen aplicaciones móviles para crear partes de viajeros fácilmente, y algunas de ellas automatizan por completo el proceso de registro y envío. En este artículo te explicamos cómo funcionan, qué debes buscar y por qué Check-in Scan se ha convertido en una de las soluciones más utilizadas por los gestores de alojamientos en España.
Contenido
La obligación afecta a cualquier establecimiento que ofrezca alojamiento a cambio de precio, entre ellos:
Importante: Incluso si solo gestionas un apartamento y lo alquilas esporádicamente, estás obligado a registrar a tus huéspedes y comunicar los datos a la autoridad competente.
Sí, y su uso se ha disparado en los últimos años. El mercado ofrece diferentes tipos de soluciones, desde aplicaciones genéricas de gestión hotelera hasta herramientas específicamente diseñadas para el registro de viajeros y el envío automático a la Policía Nacional, Guardia Civil, Mossos d´esquadra o Ertzaintza.
En términos generales, estas aplicaciones se dividen en tres categorías:
Son las más completas. Permiten al huésped introducir sus datos desde su propio dispositivo — antes o durante el check-in — y la aplicación genera automáticamente el parte de viajeros y lo envía a las autoridades. Check-in Scan pertenece a esta categoría.
Algunos Property Management Systems (PMS) incluyen un módulo de registro de viajeros. Son útiles para establecimientos con alto volumen de reservas, aunque su configuración puede ser más compleja y su coste, más elevado.
Tanto la Policía Nacional como la Guardia Civil disponen de la plataforma SES HOSPEDAJES. Sin embargo, estas plataformas no son aplicaciones móviles propiamente dichas y requieren introducción manual de datos, sin automatización.
Check-in Scan es una aplicación móvil desarrollada específicamente para que los alojamientos turísticos en España puedan crear y enviar partes de viajeros de forma rápida, sencilla y completamente legal. Su diseño está pensado para propietarios y gestores que no quieren complicaciones técnicas pero necesitan cumplir con todas las obligaciones legales vigentes.
El proceso es tan sencillo como estos pasos:
Todo el proceso se realiza desde el teléfono móvil, en cuestión de segundos, sin necesidad de ordenadores ni formularios en papel.
El registro manual — ya sea en papel o accediendo directamente al portal de la Policía — sigue siendo legal, pero presenta inconvenientes evidentes frente a las soluciones móviles:
Dato relevante: El incumplimiento de la obligación de registro de viajeros puede acarrear sanciones de hasta 30.000 euros según la Ley Orgánica 4/2015 de Protección de la Seguridad Ciudadana.
Si estás evaluando qué aplicación utilizar, estos son los criterios que no deberían faltar:
Uno de los aspectos más valorados de Check-in Scan es su adaptación completa al Real Decreto 933/2021, que entró en vigor de forma progresiva y supuso un cambio importante en los datos que deben recogerse de cada viajero. Entre los nuevos campos obligatorios se encuentran:
La aplicación incorpora todos estos campos de forma automática al escanear el documento, reduciendo al mínimo la intervención manual del gestor.
Sí, siempre que la aplicación esté integrada oficialmente con los sistemas de la Policía Nacional o la Guardia Civil. Check-in Scan opera bajo este marco legal y los envíos realizados a través de la app tienen plena validez jurídica.
Para el envío del parte a las autoridades sí se requiere conexión a internet. Sin embargo, el escaneo y cumplimentación del formulario puede realizarse sin conexión, enviándose automáticamente en cuanto el dispositivo se conecte a la red.
Sí. La aplicación permite gestionar múltiples propiedades desde una sola cuenta, con perfiles diferenciados por establecimiento y acceso al historial de cada uno de forma independiente.
Los partes enviados pueden corregirse o anularse a través de los sistemas oficiales. Check-in Scan facilita este proceso desde la propia aplicación, evitando tener que acceder manualmente al portal de la Policía.
Sí. La aplicación es compatible tanto con el sistema SES de la Policía Nacional como con el sistema HOSPEDAJES de la Guardia Civil, por lo que puede utilizarse en cualquier municipio de España independientemente del cuerpo con competencia territorial.
La respuesta a la pregunta es clara: sí existen aplicaciones móviles para crear partes de viajeros fácilmente, y la más completa para el mercado español es Check-in Scan. Escanear el documento del huésped, generar el parte y enviarlo a la Policía o Guardia Civil en menos de un minuto no es solo posible — es lo que están haciendo ya miles de alojamientos en toda España.
Si todavía gestionas el registro de viajeros de forma manual, este es el momento de dar el salto digital. Tu tiempo vale, tu tranquilidad también.
