Desde el 2 de diciembre de 2024, el registro de viajeros en España es completamente digital y obligatorio para todos los alojamientos turísticos, sin excepción. Hoteles, viviendas de uso turístico, apartamentos vacacionales, casas rurales, campings… todos están sujetos al Real Decreto 933/2021 y deben comunicar los datos de sus huéspedes a través de la plataforma SES.HOSPEDAJES del Ministerio del Interior — salvo en Cataluña y el País Vasco, donde se mantienen los sistemas propios de los Mossos d’Esquadra y la Ertzaintza.
Una de las cuestiones que más dudas genera entre los gestores es el tratamiento de los menores de edad: ¿hay que registrarlos? ¿qué pasa si no tienen documentación? ¿quién firma el parte? Este artículo responde a todas esas preguntas con claridad.
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El RD 933/2021 establece sin ambigüedad que todos los viajeros deben ser registrados, independientemente de su edad. Esto incluye a los bebés y a cualquier menor que pernocte en el alojamiento, aunque solo sea una noche. No existe ningún tramo de edad que quede exento de la obligación de registro.
Lo que sí varía en función de la edad es quién facilita los datos y quién firma el parte de entrada. La norma distingue dos tramos:
Mayores de 14 años: deben firmar personalmente el parte de entrada y, en principio, presentar un documento de identidad válido (DNI, pasaporte o equivalente). A partir de esta edad, el menor es tratado a efectos del registro de manera equiparable a un adulto.
Menores de 14 años: sus datos son proporcionados por el adulto responsable que los acompaña — habitualmente un progenitor o tutor legal. No están obligados a presentar documento de identidad propio si no disponen de uno, aunque sí deben figurar en el parte con sus datos personales básicos: nombre completo, apellidos, fecha de nacimiento, nacionalidad y grado de parentesco con el adulto acompañante. Este último dato es una novedad del RD 933/2021 que muchos gestores pasan por alto.
Recuerda: El parte de viajeros debe comunicarse a las autoridades en un plazo máximo de 24 horas desde la llegada del huésped. Esto aplica también cuando hay menores en el grupo. No esperes al día siguiente si el check-in se produce de madrugada: deja constancia de la hora real de llegada y envía los datos dentro del plazo.
Esta es la situación que más inquieta a los gestores. La respuesta es más sencilla de lo que parece: el RD 933/2021 contempla expresamente que los menores de 14 años no están obligados a presentar documento de identidad si no disponen de uno. En la práctica, esto significa que un bebé o un niño pequeño puede ser registrado sin DNI ni pasaporte, siempre que el adulto acompañante facilite sus datos personales y acredite el parentesco.
Para menores de entre 14 y 18 años sin documentación en el momento del check-in, la situación es algo más delicada. En estos casos, el gestor debe intentar recabar la información disponible y dejar constancia de la incidencia. La plataforma SES.HOSPEDAJES permite, en determinadas circunstancias y para ciertos tipos de alojamiento no profesional, utilizar el código “NP” en el campo de número de soporte del documento cuando el dato no está disponible. No obstante, esta excepción tiene un alcance limitado y no debe convertirse en práctica habitual.
Como gestor, tienes el derecho a denegar el alojamiento a cualquier viajero que se niegue a proporcionar los datos necesarios para el registro. La normativa lo ampara expresamente: si un huésped se muestra reticente a facilitar información, puedes explicarle que la recogida de datos cumple con la legislación española y europea en materia de seguridad ciudadana y ha sido avalada por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Atención: no hagas fotocopias del DNI
La AEPD ha reiterado que no se deben solicitar ni almacenar copias físicas o digitales del DNI o pasaporte de los huéspedes de forma sistemática. La verificación debe hacerse de manera visual o mediante sistemas digitales que no impliquen la captura de la imagen del documento. Hacerlo puede suponer una infracción grave de la normativa de protección de datos.
Más allá del registro en sí, el RD 933/2021 impone al gestor del alojamiento una serie de responsabilidades concretas en relación con los menores:
Responsabilidad sobre la exactitud de los datos. El establecimiento es responsable de que los datos que figuran en el parte de viajeros sean correctos y coincidan con los documentos de identidad exhibidos. Si el adulto acompañante facilita datos erróneos o falsos, la responsabilidad recae sobre el gestor si no ha verificado la información de forma razonable.
Conservación de los datos durante tres años. Todos los registros deben conservarse en formato digital durante un mínimo de tres años desde la finalización del servicio. Esto aplica también a los partes en los que figuren menores. El almacenamiento debe respetar la normativa vigente de protección de datos.
Indicar el parentesco. Para cualquier menor de edad, el parte de viajeros debe incluir el grado de parentesco con el adulto acompañante. Este campo no es opcional: omitirlo puede considerarse un parte incompleto y dar lugar a sanciones.
Menores no acompañados. Si un menor de edad se presenta sin un adulto responsable, el gestor está facultado — y en la práctica obligado por cautela — para no facilitar el alojamiento. Algunos establecimientos fijan en sus normas internas que los menores de 16 años deben ir siempre acompañados de un progenitor o tutor, y que los de entre 16 y 18 años pueden alojarse solos solo con autorización escrita firmada por sus padres o tutores legales. Aunque la ley no impone expresamente este requisito, es una práctica prudente y legalmente respaldada.
El proceso de registro de un menor en la plataforma del Ministerio del Interior sigue la misma lógica que el de cualquier otro viajero, con algunos campos específicos:
1. Accede al parte de viajeros correspondiente a la reserva en SES.HOSPEDAJES y selecciona “Añadir viajero”.
2. Introduce los datos del menor: nombre y apellidos, fecha de nacimiento, nacionalidad y, si tiene, número y tipo de documento de identidad. Si es menor de 14 años y no dispone de documento, este campo puede dejarse vacío o indicarse que no aplica.
3. Indica el parentesco con el adulto titular de la reserva o con el adulto acompañante ya registrado. Este campo es obligatorio para todos los menores.
4. Asegúrate de que el adulto responsable ha firmado el parte en nombre del menor si este tiene menos de 14 años. Para menores de entre 14 y 18 años, debe ser el propio menor quien firme.
5. Envía el parte dentro de las 24 horas posteriores a la llegada del grupo al alojamiento.
No registrar a los menores de corta edad. Es el error más frecuente. Muchos gestores asumen que los bebés o niños pequeños no necesitan ser incluidos en el parte. Incorrecto: todos los viajeros, sin excepción de edad, deben figurar en el registro.
Olvidar el campo de parentesco. La indicación del grado de parentesco entre el menor y el adulto acompañante es una obligación específica del RD 933/2021. Omitirla equivale a un parte incompleto.
Acumular los registros para enviarlos todos juntos al final del día. Aunque es tentador gestionar todos los check-ins de golpe, el plazo de 24 horas corre desde la llegada de cada viajero individualmente. Si un grupo llega a las 10 de la noche, el parte debe enviarse antes de las 10 de la noche del día siguiente.
Copiar o escanear el DNI del menor. Además de ser innecesario para cumplir con el registro, guardar imágenes de documentos de identidad sin base legal puede constituir una infracción de la normativa de protección de datos. La verificación visual es suficiente.
No actuar ante un menor no acompañado. Si un menor se presenta sin adulto responsable, no facilitar el alojamiento no es solo una opción: es la respuesta más prudente y legalmente respaldada. Actuar de otro modo puede exponer al gestor a responsabilidades que van más allá de la normativa de hospedaje.
Sanciones: El incumplimiento de las obligaciones de registro puede dar lugar a multas que van desde 100 € hasta 30.000 € según la gravedad de la infracción. Un parte incompleto — por ejemplo, sin los datos de un menor o sin indicar el parentesco — puede considerarse infracción leve o grave dependiendo del contexto y de la reiteración.
