Ogni gestore o gestore di una struttura ricettiva turistica deve compilare la procedura di Registrazione del Viaggiatore e presentarla alle autorità , indipendentemente dal tipo di alloggio offerto (hotel, casa rurale, appartamento per le vacanze, ecc.). Il mancato rispetto di tale obbligo comporterà sanzioni pecuniarie ingenti.
Finora la registrazione degli ospiti presso le autorità è stata effettuata tramite gli Ostelli della Guardia Civil e WEBPOL , ma per facilitare il processo e far sì che tutte le comunicazioni avvengano dalla stessa piattaforma, il Ministero dell'Interno ha creato la SES.HOSPEDAJES .
*Si prega di notare che questa è una guida per la registrazione su SES.HOSPEDAJES e il successivo collegamento alla Check-in Scan .
Contenuto
SES.HOSPEDAJES è una piattaforma sviluppata dal Ministero dell'Interno attraverso la quale le persone fisiche e giuridiche possono comunicare i dati richiesti dal Regio Decreto 933/2021 ( Testo Unico ) e raccolti attraverso la registrazione dei Rapporti di Viaggio .
La nuova piattaforma richiede più informazioni sugli ospiti rispetto alle registrazioni precedenti, alcune delle quali sono molto difficili da verificare, come il rapporto di parentela tra gli ospiti o i loro indirizzi completi. L'elenco completo dei dati è disponibile nell'Allegato 1 del decreto sopra menzionato. La piattaforma raccoglie 21 dati per ospite, tra cui nome completo, numero del documento d'identità, nazionalità, data di nascita, indirizzo completo, paese di residenza, date di check-in e check-out e rapporto di parentela tra i membri del gruppo. Tutte queste informazioni devono essere fornite entro le prime 24 ore dal check-in.
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piattaforma SES.Hospedajes è entrata in funzione il 2 gennaio 2023, con un periodo di adattamento di 5 mesi fino al 1° giugno 2023. Tuttavia, a causa della complessità tecnica del suo sviluppo, il Ministero dell'Interno ha emesso un comunicato stampa che ne estendeva l'utilizzo fino al 1° ottobre 2024. In prossimità di tale data, il Ministero dell'Interno ha rilasciato un'altra dichiarazione ufficiale che rinviava la registrazione obbligatoria dei viaggiatori sulla SES.Hospedajes al 2 dicembre 2024, data ultima di entrata in vigore del Regio Decreto 933/2021 , rendendo obbligatoria la registrazione dei viaggiatori sulla piattaforma.
Per iniziare a utilizzare SES.HOSPEDAJES , è necessario innanzitutto accedere alla piattaforma. Quindi, trovare la sezione " Accesso al Registro delle Strutture e degli Enti " e cliccare sul simbolo @ nella colonna " Accesso ". La registrazione deve essere completata dal responsabile della struttura ricettiva (proprietario o gestore). Se si tratta di un gestore, deve utilizzare il suo **certificato digitale personale**, non quello del proprietario. La condivisione delle credenziali non è consentita.
La responsabilità della registrazione presso SES.HOSPEDAJES spetta al responsabile dell'alloggio, non necessariamente al proprietario.
Una volta completato questo passaggio, dovrai selezionare la " Piattaforma di Identificazione per le Pubbliche Amministrazioni ", scegliendo tra "CL@VE PIN", "DNIE / CERTIFICATO ELETTRONICO", "CHIAVE MOBILE" o "CHIAVE PERMANENTE". Utilizza **Cl@ve PIN** o **Cl@ve Mobile** se non disponi di un certificato digitale. Questi sono più facili da gestire e sufficienti per accedere SES.HOSPEDAJES . Il certificato digitale è richiesto solo per la registrazione iniziale.
Se non ne possiedi già nessuno, ecco le istruzioni su come ottenerlo:
Una volta effettuato l'accesso tramite una delle piattaforme di identificazione, sullo schermo verranno visualizzate due opzioni. Se sei già registrato sulla piattaforma del Ministero, SES.HOSPEDAJES , e desideri modificare i dati del tuo alloggio, clicca sul pulsante " Accedi" a destra. Se desideri registrare un alloggio , clicca sul pulsante " Compila il modulo" a sinistra.
Per registrare la tua struttura sulla piattaforma del Ministero dell'Interno e ottenere l'accesso a SES.HOSPEDAJES , Check-in Scan non richiederà né l'accesso alla piattaforma né un certificato digitale per registrare gli ospiti.
Inoltre, avrai bisogno del software Autofirm@ o Cl@ve Firma per firmare digitalmente la richiesta di registrazione della tua struttura sulla piattaforma.
IMPORTANTE : si prega di notare che si tratta di strumenti di identificazione governativi, esterni alla nostra piattaforma, e il supporto tecnico esula dalla nostra competenza. In caso di domande sull'utilizzo di questi strumenti, si prega di consultare un consulente legale.
Successivamente, dovrai compilare un modulo con i dati della struttura ricettiva in questione e del suo proprietario . A questo punto, è importante selezionare la casella "Invio comunicazioni tramite servizio web" se utilizzi strumenti per la comunicazione automatica dei dati con le autorità, come Check-in Scan .
Se hai seguito tutti i passaggi e compilato correttamente il modulo, dovresti ricevere a breve un'e-mail dal Ministero dell'Interno che conferma la registrazione del tuo alloggio nel loro database. Questa e-mail includerà anche informazioni importanti come il tuo numero di registrazione , il codice proprietario e il codice della struttura . Salva queste informazioni in un luogo facilmente accessibile. Riceverai anche le credenziali di accesso per accedere alla SES.HOSPEDAJES senza bisogno di un Certificato Digitale o di Cl@VE.
Non saranno avviate procedure sanzionatorie per violazioni non dolose relative alle comunicazioni dei viaggiatori.
La registrazione degli ospiti deve essere effettuata tramite la piattaforma SES.HOSPEDAJES in tutta la Spagna, ad eccezione dei Paesi Baschi e della Catalogna. Questa modifica sostituisce la precedente prassi di invio dei dati alla Guardia Civil e alla Polizia Nazionale.
In questo caso, potrebbe non funzionare per diversi motivi. Innanzitutto, la piattaforma ha subito piccole interruzioni dal suo lancio, rendendo impossibile l'accesso.
In secondo luogo, il browser potrebbe essere memorizzato nella cache, quindi è consigliabile cancellare i cookie e la cache o provare un browser diverso.
SES.HOSPEDAJES . SES.HOSPEDAJES non funziona , provare a inviare nuovamente l'email in un secondo momento. Problemi tecnici non saranno accettati come giustificazione. Si consiglia di utilizzare strumenti con code di invio automatiche che riprovano la connessione quando la piattaforma torna online.
La piattaforma di comunicazione per i viaggiatori WEBPOL della Polizia Nazionale e il registro degli ospiti della Guardia Civil hanno interrotto il servizio. Entrambe le piattaforme visualizzeranno un messaggio che indica che le comunicazioni con gli ospiti dovranno ora essere gestite tramite la piattaforma SES HOSPEDAJES.
Secondo il Ministero dell'Interno, la data prevista per l'inizio definitivo dell'utilizzo della piattaforma è il 2 dicembre 2024 .
Per conoscere il codice del locatore, bisogna andare sulla piattaforma SES.HOSPEDAJESe, come nel primo passaggio, cliccare sulla @ nella sezione "Accesso al registro degli stabilimenti e delle entità".
Successivamente, vai alla sezione "Dettagli di registrazione" del tuo profilo; lì vedrai il codice, come mostrato nell'immagine seguente.
Sulla piattaforma SES.HOSPEDAJESclicchiamo su "Accesso alla consultazione e all'invio di comunicazioni di attività di alloggio o noleggio di veicoli" cliccando sulla "@".
Successivamente, nella sezione "Nuova comunicazione", clicca sul pulsante "Compila modulo".
Proseguendo con il procedimento, seleziona la struttura di cui vuoi conoscere il codice (se ne ha più di una) e poi seleziona il tipo di comunicazione che vuoi realizzare; in questo caso, dobbiamo indicare " Report del viaggiatore ". Quindi, clicca sul pulsante giallo "Continua".
Nella schermata successiva, nella sezione "Informazioni sulla struttura", troverai il "Codice della struttura".
Se non ricevi l'email con le credenziali di accesso alla piattaforma o semplicemente non conosci la password per accedere alla piattaforma, puoi accedere alla sezione "utente webservice" e visualizzare il tuo nome utente, nonché modificare la password cliccando sul pulsante "cambia password".
SES.HOSPEDAJES è ora l'unico modo legale per registrare gli ospiti in Spagna. Rispettare questo requisito non solo evita sanzioni, ma dimostra anche professionalità. Utilizza strumenti come **Check-in Scan** per automatizzare il processo, garantire l'invio in meno di 24 ore e mantenere la tua attività turistica al 100% legale.
Invia le registrazioni dei viaggiatori in modo semplice e automatico alle autorità competenti con Check-in Scan . Check Check-in Scan è integrato con diverse autorità spagnole, nonché con la nuova piattaforma del Ministero dell'Interno, SES.HOSPEDAJES consentendo di automatizzare il processo di registrazione dei viaggiatori tramite il nostro sistema. Contattaci per saperne di più.
Arturo dice:
Gli ospiti devono essere registrati indipendentemente dall'età, compresi i bambini?
Il team di supporto afferma:
Ciao Arturo, grazie per il tuo commento. Con l'entrata in vigore del Regio Decreto 933/2021, tutti i minori, compresi i minori irregolari nati in Spagna, devono essere registrati presso SES HOSPEDAJES .
Jaime dice:
Come faccio a scoprire chi è l'utente del mio servizio web sulla piattaforma SES HOSPEDAJES?
Il team di supporto afferma:
Buongiorno, Jaime. Grazie per aver partecipato alla conversazione. Per trovare il tuo utente del servizio web, devi accedere alla piattaforma SES HOSPEDAJES. Una volta effettuato l'accesso, vai alla sezione "Utente del servizio web". Lì, puoi trovare il tuo utente del servizio web cercando la desinenza "WS". Di solito si tratta del tuo numero NIF + WS, o del tuo numero CIF + WS nel caso delle aziende.
FERNANDO dice:
COSA DOVREI METTERE NELLA SEZIONE DI SUPPORTO DOCUMENTALE? GRAZIE
Il team di supporto afferma:
Buongiorno Fernando. Grazie per aver partecipato alla conversazione.
Il numero di supporto della carta d'identità è un codice di 3 lettere e 6 cifre, situato, a seconda della data di rilascio della carta d'identità, sotto la data di nascita. L'immagine seguente mostra due esempi forniti dal Ministero dell'Interno.
Il CUE (Certificado de Registro de Ciudadanos de la Unión), meglio conosciuto come CARTA VERDE, ha un numero di supporto che puoi includere in questi casi (poiché non ha una foto, deve sempre essere accompagnato dal passaporto). Forniamo le informazioni dai siti web ufficiali del Governo spagnolo:
Per altri tipi di NIE, quelli che includono una foto, puoi trovare il numero di supporto sulla carta stessa:
Per quanto riguarda l'altro documento allegato, si tratta di un documento che ti autorizza a lavorare in Spagna, ma poiché non ha una foto, deve sempre essere accompagnato dal passaporto del tuo paese di origine. Tuttavia, puoi trovare anche il numero di assistenza su questo documento
Per questo motivo, vi consigliamo sempre di richiedere un passaporto anziché questo tipo di documenti che non includono una fotografia. Questa raccomandazione è per motivi legali; dal punto di vista operativo, non ci sarebbero problemi con la nostra piattaforma.
tlover tonet dice:
Io e i miei amici stavamo seguendo gli ottimi consigli e suggerimenti trovati sul tuo sito web e quindi ho subito avuto il terribile sospetto di non averti ringraziato. Quei ragazzi erano quindi molto interessati a leggerli e in effetti ne avevano già tratto piacere. Ti apprezzo per la tua gentilezza e per aver condiviso queste cose fantastiche che la maggior parte delle persone desidera ardentemente conoscere. Mi scuso sinceramente per non averti espresso la mia gratitudine prima.
Il team di supporto afferma:
Grazie per aver partecipato alla conversazione.
Siamo lieti di sapere che tu e i tuoi amici abbiate trovato i nostri consigli e suggerimenti utili e interessanti! Le vostre gentili parole sono molto importanti per noi e non c'è assolutamente bisogno di scusarsi per il ritardo. Il vostro feedback è molto apprezzato.
Il tuo contributo è incredibilmente prezioso per noi: se hai idee su argomenti che potremmo trattare, funzionalità che potrebbero essere utili sul nostro sito web o anche domande generali sui nostri contenuti, non esitare a condividerle con noi. Grazie ancora!
Rubén Martínez dice:
È possibile accettare foto di carte d'identità con una filigrana che copra l'intera foto o con testo che non copra informazioni importanti come lo scopo e il nome dell'hotel?
Il cliente denuncia la violazione della protezione dei dati e cita la giurisprudenza relativa alle sanzioni contro gli hotel che richiedono una foto del documento d'identità completo anziché semplicemente verificarne i dati.
Il team di supporto afferma:
Buongiorno Ruben. Grazie per aver partecipato alla conversazione. Quando si registrano gli ospiti tramite Check-in Scan , il documento d'identità presentato dall'ospite deve essere originale per garantire la validità della registrazione .
Check Check-in Scan conferma che elaboriamo i documenti d'identità utilizzando una procedura di scansione OCR (che converte le immagini in testo), senza successiva memorizzazione dell'immagine.
Questo processo viene eseguito volontariamente dall'ospite, previo consenso esplicito, ed esclusivamente per estrarre i dati necessari alla registrazione.
Questa misura risponde al principio di minimizzazione dei dati stabilito dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), che indica che devono essere conservati solo i dati strettamente necessari ai fini della registrazione degli ospiti, trattando solo i dati personali richiesti dal Regio Decreto 933/2021.
Inoltre, è opportuno sottolineare che con Check-in Scan è possibile aggiungere manualmente i dati del documento di identità senza dover effettuare la scansione del documento stesso .
María del Pilar Gutiérrez Jimenez ha detto:
Come posso registrare i minori senza documento d'identità? Grazie.
Il team di supporto afferma:
Buongiorno María del Pilar, grazie mille per aver partecipato alla conversazione.
Per registrare un minore senza documento d'identità nazionale (DNI) tramite Check-in Scan , è necessario selezionare l'opzione INSERIRE I DATI MANUALMENTE. Quindi, nel menu a discesa del tipo di documento, sarà necessario selezionare l'ultima opzione: Minore senza documentazione. Apparirà così:
Si prega di notare che i minori senza documenti non possono essere registrati come primo ospite; almeno un adulto deve essere già registrato nella stessa prenotazione. Inoltre, è vietata la registrazione anche ai minori senza documenti di nazionalità diversa dalla spagnola.
Riet dice:
Una volta abbiamo vinto negli eerdere huurders geregistreerd op SES Hospedajes. Nu lukt het niet meer, noi krijgen steeds een foutmelding. Cosa possiamo fare? We vinden no telnr of emailadres waarop we ESHispedajes kunben bereiken(of techniscge ondersteu.ing)
Il team di supporto afferma:
Ciao Riet,
L'indirizzo email disponibile per SES Hospedajes è support@seshospedajes.es
Se ci contatti direttamente, saremo lieti di esaminare il problema e di assisterti al meglio delle nostre possibilità. Puoi contattarci tramite:
-Chiamata: +34 951 82 98 60
-WhatsApp: 613 03 23 51
-E-mail: info@checkinscan.com
-Oppure tramite la chat sul nostro sito web
Ruben dice:
Buongiorno.
Quali informazioni sono richieste ai minori?
Il team di supporto afferma:
Buongiorno Ruben, grazie mille per aver partecipato alla conversazione.
Ai sensi della normativa vigente, il Real Decreto 933/2021, è obbligatorio registrare tutti gli ospiti, compresi i minorenni. Per questo motivo, le informazioni richieste sono le stesse degli adulti. Nel caso di minori di 14 anni di nazionalità spagnola sprovvisti di documento d'identità, è possibile indicare che si tratta di minori senza documentazione e, pertanto, tali informazioni non saranno raccolte.
Emilia dice:
Ho bisogno di informazioni da un agente
Il team di supporto afferma:
Ciao Emilia, grazie mille per aver partecipato alla conversazione.
Per qualsiasi domanda, puoi contattarci chiamando il numero +34 951 82 98 60, tramite WhatsApp: 613 03 23 51, oppure scrivendo a: info@checkinscan.com o tramite la chat del nostro sito web.
vorbelutr ioperbir dice:
Apprezzo molto questo post. Lo cercavo ovunque! Meno male che l'ho trovato su Bing. Mi hai rallegrato la giornata! Grazie ancora
vorbelutr ioperbir dice:
Apprezzo le informazioni utili che fornisci nei tuoi articoli. Aggiungerò il tuo blog ai preferiti e tornerò a visitarlo spesso. Sono sicuro che imparerò molte cose nuove qui! In bocca al lupo per il prossimo!
Anonimo dice:
Vorrei avere maggiori informazioni sulla tua app
Il team di supporto afferma:
Ciao,
Puoi richiedere informazioni direttamente al nostro team. Chiamando il numero +34 951829860, tramite WhatsApp al numero 613032351, inviando un'e-mail a info@checkinscan.com o tramite la chat sul nostro sito web.
Grazie!
Danka dice:
Il fornitore dell'alloggio (proprietario dell'appartamento a Tenerife) può richiedere ai clienti dell'UE, prima del loro arrivo per una vacanza di 14 giorni, di fornire: nome completo, indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo completo e una fotocopia del passaporto o della carta d'identità?
Il team di supporto afferma:
Buongiorno, grazie mille per aver partecipato alla conversazione.
Le attuali normative del Ministero dell'Interno (Regio Decreto 933/2021) non impongono agli ospiti di scansionare o fotocopiare i propri documenti d'identità. Tuttavia, impongono che il fornitore dell'alloggio raccolga le informazioni richieste dalla legge e che il proprietario della struttura le trasmetta alla SES Hospedajes il giorno dell'arrivo dell'ospite.
Di conseguenza, gli ospiti possono rifiutare la scansione o la copia dei propri documenti, o di effettuare il check-in prima dell'arrivo, a condizione che forniscano le informazioni richieste dalla legge al momento dell'arrivo.
Tuttavia, a seconda della tipologia di alloggio e delle normative regionali applicabili, potrebbero essere previsti obblighi aggiuntivi. Pertanto, si consiglia di consultare un consulente legale per verificare i requisiti specifici applicabili a ciascuna tipologia di soggiorno.
Sergi dice:
Nel caso della Catalogna, inviate i dati anche alla Generalitat della Catalogna, cioè ai Mossos d'Esquadra?
Il team di supporto afferma:
Buongiorno, grazie mille per aver partecipato alla conversazione.
Sì, Check-in Scan invia automaticamente i dati a Mossos d'Esquadra in Catalogna tramite l'integrazione diretta con il loro portale.
Se hai bisogno di aiuto con la configurazione o hai domande, puoi contattare il nostro team: +34 951 829 860, WhatsApp +34 613 032 351, live chat o info@checkinscan.com .
Grazie!
Raúl dice:
Buongiorno, quando si invia il documento di check-in all'ospite, non compare da nessuna parte l'opzione per inserire il prezzo pagato per l'alloggio (tessera d'ingresso). Viene solo indicato che il pagamento è stato effettuato con carta e, secondo le ultime normative, è richiesta una conferma firmata dall'ospite con il prezzo pagato. C'è un modo per includere questa informazione? Grazie
Il team di supporto afferma:
Ciao Raul! Grazie per il tuo feedback. Attualmente, il documento di check-in è conforme ai requisiti statali vigenti, quindi non include la sezione specifica per la tessera di ammissione o il prezzo dell'alloggio. Alcune comunità autonome stanno iniziando a richiedere queste informazioni aggiuntive e il nostro team prevede di adeguarsi a queste normative il prima possibile. Apprezziamo molto il tuo contributo e ne terremo conto per continuare a migliorare la piattaforma.
Grazie