Convertirse en anfitrión de alojamientos turísticos puede ser una experiencia muy gratificante, pero también conlleva una serie de responsabilidades que, si no se manejan correctamente, pueden resultar en problemas legales, malas reseñas o incluso sanciones económicas. Para administrar de forma correcta un apartamento turístico, una casa rural o cualquier otro tipo de alojamiento, es fundamental entender cuáles los errores más comunes que se suelen cometer para poder evitarlos.
En este artículo explicamos los errores más comunes que cometen muchos anfitriones y como tratar de mantener todo bajo control.
Índice
En primer lugar, uno de los errores más comunes es no cumplir con la obligación legal de registrar a los huéspedes ante las autoridades correspondientes. En países como España, por ejemplo, todos los anfitriones están obligados a enviar los datos de los huéspedes al Ministerio del Interior, Mossos d’Esquadra o Ertzaintza, dependiendo de la ubicación de la propiedad.
Este trámite debe realizarse en un plazo máximo de 24 horas desde el check-in, y omitirlo puede acarrear multas de hasta 30.000 euros. Muchos anfitriones desconocen esta obligación o no saben cómo gestionarla correctamente.
Desde finales de 2024, con la entrada en vigor del Real Decreto 933/2021, el Ministerio del Interior exige que los datos se comuniquen mediante una nueva plataforma estatal, SES Hospedajes. Aunque puede sonar complejo, hay herramientas como la de Check-in Scan que automatizan todo el proceso de registro de huéspedes y ayudan a evitar problemas legales sin complicarse demasiado.
Otro error común es no verificar adecuadamente la identidad de los huéspedes. Algunos anfitriones confían en la plataforma de reserva y no solicitan documentos de identidad a la llegada. Esto no solo va en contra de las leyes en muchos países, sino que también te expone a situaciones de fraude, ocupación ilegal o daños en la propiedad.
Además, muchos anfitriones no cuentan con un contrato de alquiler turístico firmado, lo cual puede dificultar el reclamo de daños o impagos si surge algún conflicto.
Al realizar el check-in, es fundamental solicitar siempre un documento de identidad oficial, como el DNI o pasaporte, y contar con un sistema que permita generar y almacenar contratos legalmente válidos firmados por los huéspedes. Para estar alineado con el RGPD, Check-in Scan asegura que el tratamiento de los datos se realice de forma segura, con el consentimiento del usuario y respetando sus derechos de acceso, rectificación y eliminación.
En un mundo extremadamente digitalizado, seguir usando métodos manuales para el registro de huéspedes, como papel y bolígrafo, puede llevar a errores, pérdida de documentos o retrasos en los envíos a la policía. Además, la gestión manual consume tiempo valioso que podrías dedicar a mejorar la experiencia del huésped.
Esta ineficiencia se traduce en una pérdida de calidad del servicio, y, en muchos casos, estrés innecesario para el anfitrión o el huésped. Este proceso se puede automatizar, disminuyendo la probabilidad de error y mejorando la experiencia del anfitrión y de los huéspedes.
Muchos conflictos durante la estancia se deben a falta de reglas claras desde el principio. No comunicar normas básicas referentes al uso de zonas comunes, ruido, horarios de entrada y salida pueden generar malos entendidos y quejas por parte de vecinos. Contar con un reglamento que sea visible puede ayudar a establecer expectativas claras y reducir las posibilidades de que ocurran problemas.
Muchos anfitriones no están siempre disponibles o no usan herramientas automatizadas para facilitar la comunicación. Usar estas herramientas puede mejorar notablemente la experiencia del huésped y ahorrar tiempo al anfitrión.
Descuidar el alojamiento en su mantenimiento, limpieza o servicios básicos es un error que afecta directamente a la experiencia de un huésped. Se deben realizar revisiones periódicas y tener un protocolo de mantenimiento que prevenga la aparición de estos problemas.
Muchos anfitriones desconocen o ignoran sus responsabilidades fiscales. No declarar ingresos del alquiler turístico o no emitir facturas legales puede resultar en sanciones económicas. Esto se puede evitar con un asesor profesional y sobre todo llevar una contabilidad clara para evitar riesgos legales y mantener un negocio que sea sostenible.
Si te has visto reflejado en alguno de estos errores, no te preocupes: Check-in Scan es la solución que necesitas para gestionar tus check-ins de forma rápida, legal y segura.
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Check-in Scan permite escanear el documento de identidad o pasaporte de huéspedes desde un móvil, y automáticamente envía el parte de entrada al Ministerio del Interior. Todo el proceso cumple con la normativa legal y se realiza en segundos.
La aplicación genera automáticamente un contrato de alquiler turístico personalizado, que los huéspedes pueden firmar desde su propio dispositivo.
Con Check-in Scan se puede gestionar todo desde una app intuitiva y segura, compatible con Android, iOS y tablets. También cuenta con los registros históricos, informes y estadísticas, todo desde el panel de control en la app.
Gracias a la automatización del proceso, se pueden ahorrar horas de trabajo, especialmente útil si se gestionan varias propiedades, minimizando el riesgo de olvidos o errores en la gestión del check-in.
Ser un buen anfitrión no se trata solo de ofrecer una cama y un techo, sino de gestionar correctamente todos los aspectos legales y operativos de un alojamiento. Con herramientas como Check-in Scan, se pueden transformar las tareas tediosas en un proceso bastante ágil, profesional y totalmente legal. Esto no solo garantiza el cumplimiento de la normativa, sino que también permite ofrecer una experiencia más fluida y segura tanto para los huéspedes como para el propio anfitrión.
