Hoy en día, la protección de la información personal es un asunto esencial para cualquier hotel, y en particular para sus clientes. Con la digitalización de los procesos de reserva, check-in y gestión de clientes, los hoteles manejan diariamente información sensible de miles de huéspedes. Cumplir con las normativas de protección de datos en hoteles no es solo una obligación legal, sino también una oportunidad para fortalecer la confianza y la reputación.
En este artículo exploraremos en detalle las principales regulaciones que afectan al sector hotelero, los retos más comunes y las mejores prácticas para garantizar la seguridad y privacidad de los datos de usuarios.
Índice
La industria hotelera recopila y procesa una gran cantidad de datos personales, incluyendo: nombres, direcciones, números de pasaporte, información de tarjetas de crédito, preferencias de viaje y, en ocasiones, datos de salud o necesidades especiales de viajeros. Esta información es esencial para ofrecer un servicio personalizado, pero también convierte a los hoteles en objetivos atractivos para ciberataques o fraudes.
El cumplimiento de las normativas de protección de datos no solo evita sanciones legales, sino que también protege la reputación del hotel y fomenta lealtad con los huéspedes. Un incidente de seguridad puede tener consecuencias muy graves, influyendo en un impacto económico como de imagen corporativa de un establecimiento.
El GDPR (por sus siglas en inglés, General Data Protection Regulation) es la normativa europea más relevante en materia de protección de datos personales. Aunque aplica directamente a los países de la Unión Europea, también afecta a hoteles fuera de Europa que reciben huéspedes europeos o procesan sus datos.
Aspectos clave del GDPR para hoteles:
En España, la LOPDGDD complementa el GDPR y establece requisitos adicionales para el tratamiento de datos personales, incluyendo la gestión de videovigilancia en hoteles y la protección de datos de menores.
Las plataformas de reservas online y los sistemas de check-in digital facilitan la experiencia del huésped, pero también implican el tratamiento de grandes volúmenes de datos personales. Es fundamental asegurarse de que estos sistemas sean seguros y cumplan con las normativas vigentes.
Prueba ya la app de Check-in Scan
Automatiza el proceso de check-in online y haz el registro de huéspedes fácil y rápidamente.
Los hoteles suelen compartir datos con agencias de viajes, plataformas de reservas, proveedores de servicios y empresas de marketing. Es imprescindible firmar acuerdos de tratamientos de datos y asegurase de que todos los terceros cumplen con las mismas exigencias legales.
El factor humano es fundamental en la protección de los datos. El personal debe estar formado para identificar riesgos, gestionar solicitudes de los clientes y actuar correctamente ante posibles incidentes de seguridad.
La protección de datos no solo depende de la tecnología, sino también de la seguridad física (Acceso restringido a oficinas, destrucción segura de documentos, etc) y de la gestión adecuada de dispositivos móviles y ordenadores.
Evalúa los riesgos asociados al tratamiento de datos personales en tu hotel. Identifica los puntos críticos y establece medidas de mitigación.
Informa a tus huéspedes de manera transparente, sobre qué datos recopilas y con qué finalidad y como pueden ejercer sus derechos. Publica la política de privacidad en la web y puntos de contacto físicos.
Solicita el consentimiento de los huéspedes para el tratamiento de sus datos, especialmente para finalidades de marketing o cesión a terceros. Conserva el registro de consentimientos obtenidos.
Organiza sesiones de formación periódicas sobre protección de datos y ciberseguridad. Promueve un ambiente de privacidad en toda la compañía.
Elabora y actualiza un registro de todas las actividades de tratamiento de datos personales que realiza el hotel, tal como exige el GDPR.
Los hoteles suelen recopilar información como Nombre, dirección, correo electrónico, número de teléfono, datos de pago, documento de identidad, preferencias de habitación, historial de estancias y en algunos casos, información sobre salud o necesidades especiales.
Las sanciones pueden ser muy elevadas, llegando hasta el 4% de la facturación anual global según el GDPR. Además, el daño reputacional puede afectar gravemente al negocio.
De acuerdo con la normativa actual en España, concretamente el Real Decreto 933/2021, todos los alojamientos turísticos tienen la obligación de recopilar y remitir a las autoridades los datos identificativos de sus huéspedes. No obstante, estos establecimientos no pueden almacenar una imagen del documento de identidad; en su lugar, al escanear el documento (sin hacer copia digital del mismo), únicamente se lee el código MRZ (Zona de Lectura Mecánica) para enviar la información solicitada.
Cumplir con las normativas de protección de datos en hoteles es mucho más que una obligación legal: es una oportunidad para diferenciarse, generar confianza y fidelizar a los huéspedes. Invertir en privacidad y seguridad es invertir en el futuro de tu hotel.
¿Quieres asegurarte de que tu hotel cumple con todas las normativas de protección de datos a la hora de hacer el check-in de los huéspedes? Contacta con nosotros y descubre como Check-in Scan puede ayudarte a implementar las mejores prácticas en tu establecimiento.
