El nuevo tipo de registro de viajeros en alojamientos turísticos, agencias de viajes y compañías de rent a car, entró en vigor el pasado 2 de diciembre de 2024 dejando atrás varias prórrogas o periodos de adaptación para que los diferentes tipos de entidades anteriormente nombradas puedan adaptar sus protocolos y sistemas a la nueva normativa. El nuevo registro de viajeros se deberá presentar ante los diferentes cuerpos policiales, los cuales han sufrido una serie de cambios administrativos que se explicarán a continuación.
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El nuevo registro de viajeros establece las nuevas obligaciones de registro documental y comunicación a autoridades pertinentes que se deben ejercer en actividades de hospedaje o alquiler de vehículos. Las obligaciones de registro documental, están reguladas directamente por el Real Decreto 933/2021, el cual ha culminado su implantación el 2 de diciembre de 2024 después de varias prórrogas.
El nuevo registro de viajeros va dirigido a aquellas personas físicas o jurídicas que desarrollen actividades de hospedaje (incluyendo cualquier tipo de alojamiento turístico) o alquiler de vehículos a motor. Esta obligación está regulada por la Orden INT/1922/2003, que establece las normas sobre los libros-registro y partes de entrada de viajeros en establecimientos de hostelería.
La normativa afecta a:
Incluso si solo alquilas una habitación o tu vivienda de forma ocasional a través de plataformas como Airbnb, Booking o Vrbo, debes cumplir con el registro de viajeros.
El nuevo registro de viajeros entró en vigor el 2 de diciembre de 2024, después de haber recibido varias prórrogas dada su complejidad técnica a la hora de desarrollarlo e implementarlo.
Check-in Scan está certificado para cumplir con la normativa de protección de datos (RGPD) y evita el almacenamiento innecesario de imágenes de documentos, reduciendo el riesgo de sanciones por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Además, su sistema garantiza el envío automático y seguro de los partes a SES.HOSPEDAJES, incluso en casos de caída temporal de la plataforma.
Actualmente, la forma oficial y recomendada para la mayoría de establecimientos es el envío telemático mediante SES.HOSPEDAJES. Las otras modalidades quedan limitadas a casos muy específicos por falta de conexión digital o en municipios especiales, aunque su uso no está recomendado.
El nuevo registro de viajeros debe responder a las obligaciones documentales marcadas por el Anexo I o II del Real Decreto 933/2021 dependiendo del tipo de negocio que se trate, por lo que se debe adaptar el parte de viajeros a los nuevos requisitos documentales.
La plataforma SES HOSPEDAJES es la que sustituirá como plataforma de comunicación de registro de viajeros a las hospederías de la guardia civil o a la plataforma Webpol de la policia nacional. Actualmente, la plataforma presenta micro caídas y en muchas ocasiones, resulta complejo comunicar los datos del nuevo registro de viajeros.
Por otra parte, tanto la Ertzaintza como los Mossos d´esquadra han optado por adaptar sus plataformas para poder cumplir con las obligaciones documentales marcadas por el Real Decreto 933/2021.
El proceso de registro de viajeros puede realizarse de varias formas, dependiendo del tipo de alojamiento y de los recursos disponibles:
Tradicionalmente, los huéspedes rellenan y firman un formulario en papel al llegar al alojamiento. El responsable del establecimiento debe conservar estos partes y remitir la información a la policía. Esta opción ha quedado anticuada, ya que se debe hacer la comunicación a las autoridades de forma online.
Actualmente, existen soluciones digitales que permiten automatizar el proceso de registro, facilitando tanto la recogida de datos como el envío telemático a las autoridades. Muchas plataformas de gestión de alojamientos turísticos ya integran esta funcionalidad, lo que no solo ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores humanos, sino que también aporta otras ventajas importantes: la información se almacena de forma ordenada y segura, siempre está disponible desde cualquier dispositivo literalmente, en el bolsillo y no requiere gasto de papel.
Además, tener todos los registros digitalizados y accesibles agiliza cualquier consulta o revisión, asegurando que todo esté cumplimentado y listo para ser consultado en cualquier momento.
La comunicación de los datos debe realizarse en un plazo máximo de 24 horas desde la llegada del huésped. Esto puede hacerse:
Es fundamental que los establecimientos se adapten al nuevo sistema para evitar sanciones administrativas graves por incumplimiento.
La CEHAT (Confederación Española de Hoteles y Alojamientos Turísticos) prevee un impacto negativo relacionado con posibles problemas a la hora de hacer el check-in por parte de los turistas debido a la gran carga de información personal que se debe aportar a la hora de hacer el registro de huéspedes.
Las multas por cada registro de huéspedes tardío podrían ascender hasta los 600 euros de multa por cada registro comunicado tarde.
Los datos del viajero deberán ser comunicados durante las 24 horas siguientes a la realización de la reserva, ante su negativa, se podría incurrir en sanciones de entre 100 y 30.000€ para los casos más graves.
El nuevo registro de viajeros recoge información delicada. Teniendo en cuenta que la mayoría de empresas que operan en el sector son Pymes, la implantación del nuevo registro puede suponer ciertos riesgos relacionados con la ciberseguridad.
El incumplimiento de la obligación de registro puede conllevar multas de hasta 30.000 euros, además de procesos administrativos y posibles sanciones penales en casos de infracciones graves. Para evitar riesgos, los gestores deben mantener actualizado el registro y seguir las directrices oficiales, utilizando herramientas digitales fiables para facilitar el cumplimiento normativo.
