En muchas ocasiones, los huéspedes se muestran reacios a la hora de presentar el DNI en un hotel, y, es algo completamente normal porque estamos entregando nuestros datos personales para un uso de terceros.
En la actualidad, con la aplicación del Real Decreto 933/2021 las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje, están obligadas al registro documental de las personas que se hospedan en el alojamiento.
Teniendo esto en cuenta, los establecimientos turísticos están obligados a presentar el número del DNI del huésped a la hora de hacer la comunicación del parte de viajeros ante el ministerio del interior, según lo indica el Anexo I presente en el Real Decreto mencionado.
A la hora de realizar el Check-in en un hotel u alojamiento turístico, la normalidad es que el o la recepcionista nos pida el DNI para hacer una fotocopia o escaneo del mismo, pero… ¿Es legal que el hotel nos requiera nuestro documento de identidad o pasaporte para fotocopiarlo?
Índice
El hecho de hacer un escaneo o una fotocopia del DNI mediante un escáner o una impresora física, puede provocar el incumplimiento del RGPD, ya que en este caso, se está almacenando una imagen completa del documento de identidad del huésped.
Los alojamientos turísticos deben extraer los datos del documento de identidad o pasaporte sin conservar posteriormente una copia del documento, ya sea física o digital.
Por otro lado, es legal utilizar herramientas de escaneo que, como ya hemos comentado, solo extraigan los datos necesarios para poder cumplimentar el parte de viajeros y no almacenen ninguna copia de la imagen del documento.
En Check-in Scan, escaneamos el documento de identidad del viajero sin archivar ningún tipo de copia digital del mismo.
Para rellenar el parte de viajeros de forma automática, es imprescindible escanear el código mrz del documento, extrayendo de este el conjunto de datos necesarios para rellenar el parte de viajeros sin hacer una copia digital del mismo y poder hacer la comunicación de los datos al organismo correspondiente cumpliendo con la ley.
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Escaneamos el documento de identidad sin archivar copias del mismo y extrayendo los datos necesarios para cumplimentar el parte de viajeros.
En este contexto, el huésped podría ser grabado para posteriormente suplantar su identidad a la hora de dar de alta un servicio o una cuenta bancaria, aportando su documento de identidad mediante su propia voz.
En el caso de que un hotel decida escanear un documento de identidad o pasaporte y guardar las copias de forma digital o física, se podría enfrentar a sanciones por incumplimiento del RGPD.
Se han dado casos en los que la Agencia Española de Protección de Datos ha impuesto multas y sanciones a viviendas turísticas y alojamientos vacacionales por incumplimiento del RGPD.
1. Identificar al huésped con documento válido
El huésped debe presentar un documento oficial de identidad: DNI, pasaporte o equivalente si es extranjero.
Este paso es obligatorio por ley (Real Decreto 933/2021), ya que se deben comunicar los datos del huésped al Ministerio del Interior.
2. No guardar fotocopias ni escaneos del documento
No se debe conservar una imagen física o digital procedente de una fotocopia o escaneo del documento. Esto incumple el RGPD y puede suponer sanciones importantes.
Malas prácticas:
3. Usar herramientas legales de escaneo
Se permite utilizar herramientas que extraigan solo los datos necesarios (nombre, número de documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, etc.) sin guardar imagen alguna del documento.
Buenas prácticas:
4. Comunicar los datos al Ministerio del Interior
El parte de viajeros debe enviarse de forma telemática, utilizando la plataforma oficial del Ministerio del Interior, SES HOSPEDAJES, las hospederías de la Ertzaintza o Mossos d´esquadra dependiendo del municipio en el que esté ubicado el alojamiento.
Asegúrate de que la herramienta que uses para el check-in esté homologada y cumpla con los protocolos de seguridad y privacidad exigidos.
5. Evitar la lectura o mención de datos en voz alta
No se deben comentar datos personales (nombre completo, número de documento, etc.) en voz alta, ya que podrían ser grabados y utilizados de forma indebida.
6. Informar al huésped sobre el tratamiento de datos
Debes tener disponible un aviso de privacidad donde se informe a los huéspedes acerca de:
